活动统筹 SOP

一句话目标：把活动从筹备到收尾跑通，确保按时交付与现场体验稳定。

大型活动建议设置「主理人 + 执行统筹」双岗分工。

执行清单（筹备到收尾）

活动前（T-14 ~ T-1）

• 通读 活动统筹手册，确定主题/时间/场地/规模/预算。
• 产出本场活动手册（基于 活动执行手册模板）。
• 组建核心岗位并锁定负责人（主持/中控/技术导师/物料/宣发/摄影）。
• 发布报名页与入群指引，明确参与须知与预习要求。
• 确认投票与提交方案，并对齐物料与设备清单。

活动当天（12:00 - 18:00）

• 提前到场检查电源/网络/投影/音响，组织志愿者短会对齐分工。
• 与主持/中控/技术导师走流程表，明确责任人与时间轴。
• 巡场协调关键节点，路演前确认作品可播放。

活动后（24 小时内）

• 组织合影与清场复原，完成志愿者致谢。
• 召集复盘并汇总数据，推动回顾发布与 SOP 更新。

注意事项与对齐

关键标准

• 先保障“能开始/能交付”，再优化体验。
• 无群=无流程：确保报名者全部入群。
• 统筹只抓关键节奏，不陷入细节执行。

执行细节（按需参考）

活动前（T-14 ~ T-1）

• 通读 活动统筹手册，确认标准流程与资源。
• 确定主题/时间/场地/规模/预算。
• 确认场地空调/使用时段，必要时调整时间段。
• 产出本场活动手册（基于 活动执行手册模板）。
• 组建核心岗位并锁定负责人（主持/中控/技术导师/物料/宣发/摄影）。
• 发布报名页与入群指引，设定 T-3/T-1 提醒节奏。
• 群公告置顶交通指引/签到流程/流程表/提交与投票入口。(提前准备对应的文案，在合适的时间发送)
• 报名表增加主题/技能/队友需求（如果适用的话），提前群内接龙便于组队。
• 发布参与须知与预习要求（工具注册/提交格式/自带电脑）。
• 分享嘉宾 PPT 提前审核并安排 5-10 分钟彩排，明确控时规则。
• 确认投票与提交方案（限制、下载、备份路径）。
• 准备示例投票作品（AI 音乐活动用往期冠军作品），作为路演首个“假装路演”并演示完整投票流程。
• 确认计票方式与计票员，并提前沟通口径与统计流程。
• 作品数量过多时预设筛选/高光策略与展示上限。
• 对齐物料与设备清单（指引牌/签到表/U 盘/转接头）。
• 使用 AI 制作 PPT：先看 AI PPT 制作指南，模板见 活动 PPT 模板（源码在 GitHub 的 ai-ppt/index.html）。

活动当天（12:00 - 18:00）

• 提前 2 小时到场，检查电源/网络/投影/音响。
• 开场前 1 小时召集志愿者短会：分工、注意事项、关键时间点。
• 与主持/中控/技术导师走一遍流程表，明确每个环节的责任人。
• 与主持/中控/技术导师对齐时间轴、展示时长与投票规则。
• 确认签到台、入群码、交通指引与物料到位。
• 关键节点报时与巡场协调，必要时压缩低优先级环节。
• 路演前确认作品可播放（本地下载/U 盘备份）。

活动后（24 小时内）

• 组织合影、清场复原、志愿者致谢。
• 召集志愿者做 10 分钟口头复盘并录音。
• 将复盘语音发送给 Jacky 或整理到 GitHub 仓库，交给 AI 更新 SOP。
• 组织参与者 & 志愿者聚餐，这是一个提升社区凝聚力的绝佳机会！
• 汇总数据与亮点，推动回顾发布。
• 收集改进点，更新 SOP 与教程。

常见风险与处理