周周黑客松线下活动场地需求指南

本文档提供周周黑客松线下活动场地选择和准备的详细指南。合适的场地是保证活动顺利进行的基础条件，对参与者体验有重大影响。

一、场地选择基本原则

选择周周黑客松活动场地时，应遵循以下基本原则：

1. 功能导向：满足签到、分享、实操、茶歇等多种功能需求
2. 容量适宜：能舒适容纳规划人数（通常15-30人）
3. 位置便利：交通便捷，易于找到，有明确指引
4. 技术支持：具备良好的网络、电源、投影等基础设施
5. 舒适性：光线、通风、温度适宜，噪音可控
6. 安全可靠：具备基本安全设施，符合安全标准
7. 价格合理：在活动预算范围内，性价比高

二、场地类型推荐

根据活动需求，以下几类场地较为适合：

三、场地基本需求清单

1. 空间需求

• 总面积：建议不少于60平方米（基于20人规模）
• 主活动区：能容纳所有参与者，适合讲座和分享
• 分组讨论区：能支持4-6个小组同时进行实操和讨论
• 茶歇区：有单独区域或可灵活划分的空间
• 签到区：入口处有足够空间设置签到台

2. 基础设施要求

必备设施

• Wi-Fi：稳定的无线网络，支持所有参与者同时连接，带宽不低于50Mbps
• 电源：充足的电源插座，理想情况下每2-3人有一个插座
• 投影设备：清晰可见的投影仪和幕布/白墙，支持HDMI连接
• 座位安排：舒适的座位，数量满足参与者人数，布局灵活可调整
• 照明：良好的照明条件，避免投影看不清或眼睛疲劳
• 空调/暖气：温度适宜的环境控制系统

优先考虑设施

• 音响系统：足够覆盖场地的音响，适合20-30人规模
• 白板/黑板：便于现场讲解和记录
• 储物空间：可临时存放参与者物品和活动物料
• 休息区：供参与者交流和短暂休息的区域
• 饮水设施：饮水机或热水供应设备
• 独立房间：可关闭的独立空间，避免外界干扰

安全设施

• 紧急出口：明确标识的紧急出口
• 消防设备：灭火器和消防系统
• 急救设备：基础急救箱或医疗支持
• 安全监控：基本安全保障措施

四、场地布局建议

1. 理想布局示意

┌─────────────────────────────────────────────┐
│                   入口                      │
│      ┌───────────┐                         │
│      │  签到区   │                         │
│      └───────────┘                         │
│                                            │
│  ┌────────────────────────────────────┐    │
│  │                                    │    │
│  │           主会场/分享区            │    │
│  │       (面向投影屏幕的座位)         │    │
│  │                                    │    │
│  └────────────────────────────────────┘    │
│                                            │
│  ┌──────────┐  ┌──────────┐  ┌──────────┐  │
│  │          │  │          │  │          │  │
│  │  小组1   │  │  小组2   │  │  小组3   │  │
│  │          │  │          │  │          │  │
│  └──────────┘  └──────────┘  └──────────┘  │
│                                            │
│  ┌──────────┐  ┌──────────┐  ┌──────────┐  │
│  │          │  │          │  │          │  │
│  │  小组4   │  │  小组5   │  │  小组6   │  │
│  │          │  │          │  │          │  │
│  └──────────┘  └──────────┘  └──────────┘  │
│                                            │
│  ┌────────────────────────────────────┐    │
│  │               茶歇区               │    │
│  └────────────────────────────────────┘    │
│                                            │
└─────────────────────────────────────────────┘

2. 布局关键点

• 主会场/分享区：所有座位均能看清投影屏幕，主讲者位置明确
• 小组区域：每组4-5人，桌子大小合适，组间有适当间隔
• 茶歇区：远离电子设备和教材，避免饮料泼洒风险
• 签到区：靠近入口，不阻碍通行，便于引导
• 流动空间：预留足够的走动和交流空间，避免拥挤
• 电源分布：确保每个区域都有足够电源插座

3. 不同活动阶段的布局调整

1. 分享环节布局：所有参与者面向主讲台/投影区
2. 实操环节布局：根据分组安排座位，确保小组内便于交流
3. 成果展示布局：可让展示小组到前方展示区，其他参与者观看
4. 自由交流布局：移除部分座位，创造更开放的交流空间

五、场地预订与确认流程

1. 场地调研（活动前2-3周）

• 列出3-5个候选场地，收集基本信息
• 考察交通便利性、价格、容量和设施
• 联系场地方确认可预订时间

2. 实地考察（推荐）

• 检查场地实际情况与需求匹配度
• 测试Wi-Fi信号强度和电源分布
• 评估环境舒适度和噪音情况
• 检查投影效果和视线情况
• 确认安全出口和设施

3. 场地预订（活动前至少1周）

• 确认具体日期、时间（包括布置和清理时间）
• 明确费用、付款方式和取消政策
• 确认包含的设施和额外收费项目
• 询问有无使用限制和特殊规定
• 获取书面确认（预订单或合同）

4. 场地协调（活动前1-3天）

• 再次确认预订状态和进场时间
• 了解现场联系人和紧急联系方式
• 确认特殊需求已得到满足
• 确认物品提前进场或临时存储安排

六、常见场地问题及解决方案

1. 网络问题

• 问题：Wi-Fi连接不稳定或带宽不足
• 解决方案：
  • 提前测试网络状况，必要时联系场地方增强信号
  • 准备备用4G/5G热点设备
  • 为核心教程准备离线版本
  • 限制高带宽应用使用（如视频流）

2. 电源问题

• 问题：插座数量不足或分布不合理
• 解决方案：
  • 自带多个插线板和延长线
  • 提醒参与者设备充满电再来
  • 合理安排座位，优化电源分布
  • 准备备用充电宝

3. 空间布局问题

• 问题：场地布局不理想或调整困难
• 解决方案：
  • 提前与场地方确认可否移动家具
  • 准备临时指示标识引导功能区分隔
  • 灵活调整活动流程适应场地限制
  • 对参与人数进行控制，避免过度拥挤

4. 环境问题

• 问题：噪音干扰、温度不适、光线问题
• 解决方案：
  • 选择可关闭的独立空间
  • 带便携风扇或暖风机应对温度问题
  • 准备临时窗帘或遮光材料控制光线
  • 调整投影亮度应对光线过强情况

5. 时间限制问题

• 问题：场地使用时间严格限制
• 解决方案：
  • 预订时包含足够的准备和清理时间
  • 安排专人负责时间管理和提醒
  • 准备快速撤场方案
  • 活动流程设置弹性缓冲时间

七、特殊类型场地注意事项

1. 高校场地

• 了解校园访客政策和出入要求
• 确认周末开放状况和管理员联系方式
• 注意学校对外部活动的限制规定
• 与学生社团或创新中心合作可能更容易获得场地

2. 企业场地

• 确认周末进出大楼的流程
• 了解安保要求和参与者登记流程
• 明确使用范围和设施权限
• 提前准备参与者名单供安保登记

3. 公共空间

• 确认噪音限制和公共空间使用规则
• 了解共享空间的其他活动安排
• 确保有足够私密性进行小组讨论
• 注意公共设施的使用权限和时间

4. 咖啡厅或餐厅

• 明确最低消费要求或场地费
• 确认是否能长时间占用
• 检查电源和网络情况
• 评估环境噪音对活动的影响

八、场地合作与长期关系

1. 建立长期合作关系

• 活动后向场地方表达感谢
• 分享活动成果和积极反馈
• 探讨长期合作可能性和优惠
• 邀请场地方参与社区活动

2. 场地资源共享

• 在社区内建立场地资源库
• 记录各场地的优缺点和适用活动类型
• 分享场地联系人和预订技巧
• 交流不同场地的经验和建议

3. 场地使用礼仪

• 严格遵守使用时间
• 保持场地清洁，活动结束后恢复原状
• 尊重场地规定和其他使用者
• 爱护设施设备，如有损坏主动报告

九、场地预算参考

注：价格区间仅供参考，实际费用因城市、具体场地和时间而异

十、场地评估表

使用以下评估表对潜在场地进行综合评分（1-5分，5分为最优）：

十一、场地预订信息模板

预订场地时，请准备以下信息：

活动名称：周周黑客松AI创造者实操沙龙
活动日期：____年____月____日
活动时间：__:__ - __:__（含布置和清理时间）
参与人数：约____人
场地需求：
- 容纳____人的空间
- 投影设备和屏幕
- 稳定的Wi-Fi网络
- 足够的电源插座
- 可调整的桌椅
- [其他特殊需求]

联系人信息：
- 姓名：________
- 电话：________
- 邮箱：________
- 单位/组织：周周黑客松社区

付款信息：
- 付款方式：________
- 发票需求：________

十二、免责与安全须知

对参与者的安全提示

1. 个人财物：活动场地可能不提供贵重物品保管，请参与者自行看管个人物品
2. 健康安全：参与者如有特殊健康需求，请提前告知组织者
3. 网络安全：公共Wi-Fi使用中注意信息安全，敏感操作请使用个人网络
4. 紧急联系：向参与者提供活动紧急联系人和附近医疗设施信息

对组织者的免责提示

1. 活动前确认场地安全出口和消防设施位置
2. 了解场地应急预案和联系方式
3. 活动开始前简要向参与者介绍安全信息
4. 购买活动保险可以作为额外保障（适用于大型活动）

本指南将根据各地活动实践经验持续优化。如对场地选择和布置有任何建议，请联系周周黑客松社区运营团队。