周周黑客松线下活动物料员手册
角色定位
物料员是周周黑客松线下活动的后勤保障者，负责活动场地、设备、物料和茶歇的准备与管理。物料员需要具备细致的执行力、高效的组织能力和应急处理能力，是确保活动顺利进行的关键支持角色。
工作职责
活动前准备（1-2周）
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物料需求确认
- 与主理人确认活动规模、参与人数和特殊需求
- 根据活动主题确定所需物料清单
- 评估现有物料库存，制定采购计划
- 确认预算并规划物料采购方案
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场地踩点与规划
- 提前考察活动场地，了解基础设施情况
- 评估场地电源、网络、空间布局等条件
- 规划签到区、主会场、实操区、茶歇区布置
- 确认场地使用规则和注意事项
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物料采购与准备
- 负责采购或租赁所需物料和设备
- 准备活动物料包（名牌、纸笔、任务卡等）
- 采购茶歇饮品和点心
- 准备应急物资和工具
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物流与存储规划
- 规划物料运输方案
- 安排搬运帮手（如有大型设备）
- 确定物料存储位置和方式
- 建立物料清单和检查表
活动前最后准备（1-3天）
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物料清点与打包
- 根据物料清单完整清点所有物料
- 按功能和使用顺序合理打包
- 准备物料分发表格和签收单
- 对易损坏物品进行特殊保护
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茶歇准备
- 确认饮料和点心的数量和种类
- 考虑食物多样性（包括素食、无糖等选项）
- 准备一次性餐具和清洁用品
- 检查冷藏需求和保质期
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场地协调
- 与场地方确认场地开放时间
- 了解场地设施使用规则
- 确认现场可用设施（如投影、音响等）
- 了解场地应急出口和安全设施位置
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团队协作确认
- 与主理人、主持人等协调最终物料需求
- 确认物料布置时间和帮手
- 了解活动流程中物料变动需求
- 确定活动结束后场地恢复计划
活动当天
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提前到场布置（12:30-13:30）
- 提前1小时到达场地
- 按规划布置各功能区
- 测试电源、投影、音响等设备
- 张贴指示标识和海报
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签到区物料支持（13:30-14:00）
- 协助签到员布置签到台
- 提供名牌、签到表等物料
- 确保有足够的笔和其他签到用品
- 维持入口区域整洁有序
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主会场管理（14:00-15:20）
- 维护主会场座位和设备状态
- 管理投影、音响、照明等设备
- 协助分享嘉宾准备演示环境
- 随时处理突发设备问题
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茶歇服务（15:20-15:30）
- 准确把握茶歇时间点，提前布置茶歇区
- 管理饮料和点心的供应
- 确保茶歇区域整洁和补充
- 收集废弃物及时清理
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实操环节支持（15:30-16:30）
- 分发实操教程材料和任务卡
- 确保各小组有足够的工作空间
- 管理电源和网络资源
- 随时处理物资需求
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活动收尾工作（17:00后）
- 收集和整理剩余物料
- 恢复场地原貌
- 清理垃圾并完成场地检查
- 与场地方确认无遗留问题
活动后工作
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物料整理与盘点
- 清点所有物料的使用情况和剩余数量
- 整理可重复使用的物料
- 记录损耗情况和补充需求
- 更新物料库存清单
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费用整理与报销
- 整理所有采购收据和发票
- 按规定格式填写费用报销单
- 提交详细的支出明细
- 跟进报销进度
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反馈提供与改进
- 向主理人提供物料使用情况反馈
- 提出场地和物料方面的改进建议
- 参与团队复盘会议
- 更新物料准备标准和流程
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下次活动准备
- 评估现有物料状况，制定补充计划
- 改进物料准备流程和清单
- 建议更合适的场地或物料方案
- 记录并传承有效的物料管理经验
物料清单与管理
基础物料清单
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品牌与标识类
- 社区横幅/背景布（1-2个）
- 易拉宝/展架（1-2个）
- 桌牌/台卡（视座位数而定）
- 指示牌（签到处、茶歇区等）
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签到区物料
- 签到表和签字笔
- 预制名牌/胸牌+挂绳
- 空白名牌（应对临时参与者）
- 个人信息卡
- 活动手册/资料包
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主会场物料
- 投影设备及连接线（HDMI、VGA等）
- 音响设备（如有演讲需求）
- 激光笔/翻页器
- 计时器或时间提示卡
- 延长线和插线板
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实操环节物料
- 教程打印材料（每人一份）
- 任务卡/挑战卡
- 分组标识/桌牌
- 纸笔/便利贴
- 实操所需特殊材料（按教程需求准备）
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茶歇区物料
- 饮料（水、茶、咖啡、软饮等）
- 点心（小包装零食、水果等）
- 一次性杯子、盘子、餐巾纸
- 垃圾袋
- 桌布/装饰品
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应急物料
- 医疗急救包
- 常用工具（剪刀、胶带、订书机等）
- 备用电池和充电宝
- 备用文具
- 清洁用品
物料准备标准
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数量标准
- 按预计人数+10%的量准备物料
- 关键物料（如名牌、教程）准备额外20%备用
- 茶歇饮料按每人2杯计算
- 点心按每人2-3份计算
- 插线板按每6人1个计算
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质量标准
- 优先使用可重复使用的材料（环保考虑）
- 选择耐用、美观的物料
- 确保投影、音响等设备功能完好
- 食品选择新鲜、卫生、易于分发的种类
- 物料上统一展示社区品牌标识
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分类存储标准
- 按功能分类存储（签到、主会场、茶歇等）
- 易碎物品使用专门保护措施
- 食品与其他物料分开存放
- 使用透明收纳盒便于识别
- 贴标签标明内容和数量
场地布置指南
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签到区布置
- 位置：入口处明显位置
- 设置：签到桌+易拉宝/指示牌
- 布局：确保签到流线顺畅，避免拥堵
- 准备：名牌按字母顺序排列，便于查找
- 照明：确保光线充足，便于签字和核对
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主会场布置
- 座位：根据人数和活动形式安排座位
- 投影：确保所有座位都能看清投影画面
- 讲台：为分享者准备讲台或指定位置
- 设备：测试投影、音响，准备延长线
- 标识：活动流程、社区介绍等展示内容
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实操区布置
- 分组：按小组划分明确的工作区域
- 电源：每组确保有足够的电源插座
- 桌椅：适合小组协作的桌椅布局
- 空间：确保组间有足够活动空间
- 材料：便于分发教程和任务卡
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茶歇区布置
- 位置：选择通风且不影响主要活动区的位置
- 桌布：使用干净整洁的桌布
- 摆放：饮料、食品、餐具分区摆放
- 垃圾桶：设置明显的垃圾分类收集点
- 指示：设置醒目的"茶歇区"标识
物料管理系统
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物料清单模板
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物料检查表
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物料借用登记表
应急处理指南
设备故障处理
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投影设备问题
- 无信号：检查连接线、输入源选择、电脑输出设置
- 画面模糊：调整焦距、分辨率或清洁镜头
- 突然断电：检查电源连接、使用备用电源
- 替代方案：准备备用投影仪或转为小组展示模式
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音响设备问题
- 无声音：检查连接、音量设置、扬声器开关
- 噪音/回声：调整麦克风位置、降低音量
- 电池耗尽：更换电池或连接电源
- 替代方案：使用便携音箱或提高发言音量
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网络问题
- 连接中断：重启路由器、检查密码设置
- 信号弱：调整路由器位置、减少同时连接设备
- 带宽不足：限制大文件下载、视频流量
- 替代方案：准备4G/5G热点、离线资源包
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电源问题
- 插座不足：使用备用插线板、合理分配电源
- 跳闸：减少同时用电设备、检查负载
- 设备没电：提供充电宝或替换设备
- 替代方案：准备电池供电设备、简化用电需求
物料短缺应对
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签到物料不足
- 使用普通纸张手写临时名牌
- 采用电子签到方式（如表格或小程序）
- 简化签到流程，仅记录关键信息
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教程材料不足
- 两人共享一份打印材料
- 提供电子版链接或二维码
- 使用投影展示关键内容
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茶歇供应不足
- 紧急采购附近便利店补充
- 合理分配，确保每人基本需求
- 调整茶歇时间，避免集中消耗
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座位空间不足
- 重新排列座位，提高空间利用率
- 引导参与者轮流使用特定区域
- 部分环节改为站立或自由形式
突发情况处理
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场地突发限制
- 提前结束：压缩内容，保留核心环节
- 场地变更：迅速通知并引导至新场地
- 设施限制：调整活动形式，降低依赖
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天气影响
- 雨天：准备雨伞、雨披、吸水垫
- 极热/极冷：调整空调，提供饮水/热饮
- 提前通知参与者适当着装
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安全突发事件
- 熟悉场地紧急出口和疏散路线
- 准备基础医疗用品和急救知识
- 保存场地管理方和紧急联系人电话
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人员意外
- 记录紧急联系人信息
- 了解附近医疗设施位置
- 活动前收集参与者特殊需求信息（如过敏等）
茶歇管理指南
饮品与点心选择
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饮品推荐
- 水类：矿泉水、纯净水（必备）
- 茶类：袋泡茶、现泡茶（根据场地条件）
- 咖啡：现煮咖啡或速溶咖啡（提神选项）
- 软饮：果汁、苏打水（少量提供）
- 特殊：无糖饮料（照顾特殊需求）
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点心推荐
- 包装类：小包装饼干、能量棒、坚果
- 水果类：易于分发的水果（如香蕉、小苹果）
- 糕点类：小份量的蛋糕、面包（便于拿取）
- 健康类：全麦产品、低脂点心（健康选项）
- 特殊需求：无麸质、素食选项（照顾多样需求）
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数量参考
- 饮料：每人2杯（每杯200-300ml）
- 小点心：每人3-4份（每份约30-50g）
- 水果：每人1-2份
- 总量根据活动时长和强度适当调整
茶歇摆放与管理
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摆放策略
- 分区摆放：饮料区、点心区、餐具区
- 动线设计：保证顺畅取用，避免拥堵
- 高度适宜：便于取用，避免碰撞
- 美观整洁：使用托盘、架子提升视觉效果
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卫生管理
- 使用食品级手套分发食品
- 提供公共取用工具（如夹子、勺子）
- 食品避免长时间暴露在空气中
- 定期清理使用过的餐具和废弃物
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时间管理
- 茶歇前10分钟开始准备
- 准确把握茶歇时间点（15:20-15:30）
- 提前5分钟提醒即将结束
- 活动后及时清理茶歇区
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特殊需求处理
- 标注含有常见过敏原的食品
- 准备无糖、无乳制品等特殊选项
- 注意宗教饮食禁忌
- 准备额外餐具应对特殊需求
环保与成本控制
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环保措施
- 使用可降解餐具或鼓励自带杯子
- 设置垃圾分类回收点
- 减少一次性包装使用
- 剩余食品合理处置或分享
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成本控制
- 季节性食材选择，降低成本
- 批量采购获得更优惠价格
- 选择性价比高的品牌和产品
- 精确估算需求量，减少浪费
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场地限制应对
- 了解场地饮食限制政策
- 考虑无需烹饪的食品选择
- 准备易于清理的食品
- 与场地方协商茶歇区域安排
资源与支持
供应商资源
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印刷物料供应商
- 名片/胸牌印刷
- 海报/易拉宝制作
- 纸质资料打印
- 定制贴纸/纪念品
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设备租赁商
- 投影仪租赁
- 音响设备租赁
- 临时桌椅租赁
- 展示设备租赁
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茶歇供应商
- 团体餐饮服务
- 点心批发商
- 饮料批发商
- 水果配送服务
物料采购指南
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品质比较
- 对比不同供应商的产品质量
- 查看样品或产品评价
- 考虑耐用性和适用性
- 选择符合品牌形象的产品
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价格比较
- 收集至少2-3家供应商报价
- 考虑批量采购折扣
- 比较性价比而非单纯价格
- 考虑长期合作优惠
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交付时间
- 确认供应商交付周期
- 预留缓冲时间（通常至少3天）
- 重要物料考虑提前一周采购
- 建立快速采购渠道应对紧急需求
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支付与报销
- 明确支付方式和条件
- 获取正规发票或收据
- 拍照保存所有采购凭证
- 按组织要求填写报销单据
场地合作建议
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场地选择标准
- 交通便利度
- Wi-Fi质量和覆盖范围
- 电源插座数量和分布
- 桌椅舒适度和灵活性
- 照明和通风条件
- 噪音控制情况
- 茶歇区域可用性
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场地协商要点
- 确认场地费用和包含服务
- 明确使用时间（包括布置和清理时间）
- 了解场地设施使用权限和方式
- 确认提前进场时间和延长使用可能性
- 了解场地方提供的支持（如技术人员）
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长期合作策略
- 建立固定合作关系降低成本
- 提供社区曝光作为合作回报
- 灵活安排活动时间适应场地方需求
- 保持良好使用记录和及时反馈
物料员自我提升
核心能力提升
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组织与规划能力
- 学习项目管理基础知识
- 培养清单管理和检查习惯
- 提升物资预估准确性
- 锻炼多任务并行处理能力
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供应链管理能力
- 建立可靠的供应商网络
- 学习采购谈判和比价技巧
- 掌握库存管理方法
- 了解物流配送知识
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场地管理能力
- 学习场地布置与空间规划
- 了解基本设备操作和故障排除
- 掌握活动场地安全知识
- 提升现场问题快速解决能力
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沟通协作能力
- 提高与团队其他角色的沟通效率
- 学会清晰表达需求和问题
- 培养服务意识和细节关注
- 发展应急处理和冲突解决能力
成长路径
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入门阶段
- 熟悉基本物料清单和准备流程
- 在有经验者指导下完成物料准备
- 掌握常规设备操作和故障排除
- 学习基本的场地布置技巧
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进阶阶段
- 独立负责完整活动的物料管理
- 优化物料准备流程和清单
- 建立可靠的供应商资源网络
- 能够应对突发情况和特殊需求
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资深阶段
- 系统化物料管理体系
- 培训新物料员，传授经验
- 参与活动形式和体验设计
- 为社区物料标准化提供建议
成功物料员特质
- 细心负责：关注细节，不遗漏任何准备环节
- 提前规划：有前瞻性地准备，预见可能问题
- 灵活应变：面对突发情况能快速调整和解决
- 沟通协作：与团队良好配合，明确沟通需求
- 效率导向：高效完成任务，合理分配资源
- 服务意识：从参与者体验出发考虑物料需求
- 学习精神：不断总结经验，改进工作方法
附录
物料员工作检查清单
活动前2周
- 与主理人确认活动规模和特殊需求
- 完成场地踩点，评估场地条件
- 制定完整物料清单和采购计划
- 确认预算并开始关键物料采购
活动前1周
- 完成大部分物料采购
- 确认场地预订和使用细节
- 规划物料运输和存储方案
- 初步检查设备功能状态
活动前3天
- 完成所有物料采购和准备
- 打印所有纸质材料（签到表、教程等）
- 检查所有设备功能
- 确认茶歇订单和配送时间
活动前1天
- 按清单最终检查所有物料
- 合理打包分类，便于运输和使用
- 充电所有电子设备
- 准备应急物资和工具
活动当天-提前到场
- 提前至少1小时到达场地
- 按规划布置各功能区
- 测试所有设备功能
- 准备签到区和茶歇区
活动当天-进行中
- 管理主会场设备运行
- 准时布置茶歇区
- 及时清理垃圾，保持环境整洁
- 随时响应物料需求和突发问题
活动结束后
- 收集和整理所有物料
- 恢复场地原貌
- 清点物料损耗情况
- 整理采购凭证和报销资料
活动后3天内
- 完成物料使用报告
- 更新物料库存记录
- 提交费用报销申请
- 参与活动复盘，提供改进建议
应急联系人清单模板
核心理念回顾
物料员工作虽然在幕后，但对活动体验和成功至关重要。优质的物料保障能够：
- 创造专业、有序的活动环境
- 确保活动流程顺畅无阻
- 提升参与者的整体体验和舒适度
- 为创造者提供良好的学习和分享平台
请记住周周黑客松的核心使命：帮助创造者从 0 到 1 实现最小可行产品（MVP），快速找到他们的前 100 个用户，一起享受创造的乐趣！
作为物料员，你通过细致的后勤保障工作，为创造者提供顺畅的活动体验，让他们能够专注于学习、分享和创造，这是实现社区使命的重要支持。