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活动手册/模板/周周黑客松线下活动检查清单

周周黑客松线下活动检查清单

本检查清单旨在帮助活动组织者确保线下活动的各个环节都得到妥善准备和执行。使用时请根据实际情况勾选完成项，确保活动顺利进行。

活动基本信息

活动名称：周周黑客松AI创造者实操沙龙（第____期）
活动日期：年____月____日
活动时间：:____ - :
活动地点：____________________
预计人数：人
活动主题：________________
主要负责人：____________________ 联系方式：____________________
活动类型：□ 🔄 共学会（免费/成本覆盖） □ 🔄➕ 共学Plus（基础服务费） □ 🔄💼 专业工作坊（商业化）

一、活动前准备（2-3周）

1.1 活动定位与策划

确定活动主题和目标
确定目标参与者群体
制定活动流程和时间安排
确认各环节负责人
拟定初步预算
确定活动类型（共学会/共学Plus/专业工作坊）

1.2 讲师和分享者安排

联系并确认主讲师/共学引导员
确认讲师授课内容和材料需求
邀请并确认项目分享者（3-5位）
收集分享者的项目和个人介绍
与讲师和分享者确认时间安排

1.3 场地预订

选择合适场地并进行预订
确认场地容量、设施和费用
签署场地使用协议（如需）
了解场地出入、安保和使用规则
确认场地联系人及紧急联系方式

二、活动前准备（1-2周）

2.1 活动宣传

设计并发布活动海报
在社区群内发布活动信息
在相关平台发布活动信息（如活动行等）
设置报名表单和渠道
开始接受报名并记录

2.2 人员配置

2.3 物料准备

准备签到表和签到设备（平板或笔记本）
准备名牌或胸牌（如需）
准备指示牌和场地布置材料
准备茶歇食品和饮料清单
准备讲师和分享者的感谢礼品（如需）
根据 SOP 物料清单核对所有必需物料

2.4 技术准备

确认投影设备和接口类型
测试音响设备
确认网络连接和密码
准备备用转接头和延长线
确认技术支持人员到位

三、活动前准备（3-7天）

3.1 参与者管理

审核并确认报名名单
发送活动确认邮件/消息给参与者
提醒参与者携带笔记本电脑等必要设备
准备参与者分组方案（如需）
设计并准备反馈表

3.2 内容最终确认

与讲师/共学引导员最终确认课程内容和材料
与分享者最终确认分享内容和时长
准备主持人脚本和流程
制作活动欢迎幻灯片
整理讲义或参考资料（如需）

3.3 团队协调

确认工作人员分工和职责
安排活动现场布置人员
安排签到和引导人员
安排摄影和记录人员
召开活动前协调会议
准备角色卡片或简明指南供各角色参考

四、活动前一天

4.1 最终确认

与场地方最终确认场地情况
与所有讲师和分享者确认出席情况
确认所有物料已备齐
检查技术设备运行情况
准备紧急联系人列表
确认所有工作人员明天到场时间和职责

4.2 参与者沟通

发送活动提醒及具体地点导航信息
发送活动当天天气提醒（如需）
回答参与者的最后问题
确认最终参与人数，调整座位和茶歇安排
更新签到表和名单

4.3 物料打包

打包所有活动物料和设备
准备签到设备和表格
准备紧急药品箱（如需）
打印必要的指引和标识
准备备用物品（笔、纸、充电器等）
按角色职责分类整理物料，便于分发

五、活动当天（活动前）

5.1 场地布置（提前2小时到场）

检查场地卫生和座位安排
设置签到区域和指示牌
测试投影仪、音响和网络连接
布置茶歇区域
确认洗手间和紧急出口位置
按活动流程区域划分场地功能区

5.2 人员准备

5.3 签到准备

设置签到桌和欢迎区
准备签到表和电子设备
准备胸牌和欢迎包（如有）
设置社群二维码和宣传材料
安排引导人员
准备新人快速介绍材料

六、活动期间

6.1 开场阶段（14:00-14:10）

确认所有参与者签到情况
主持人按时开场
介绍活动主题和议程
介绍主办方和工作人员
说明场地设施和注意事项
明确活动类型和参与期望

6.2 项目分享环节（14:10-14:50）

按顺序介绍各位分享者
控制每位分享者时间（8分钟分享+2分钟问答）
组织提问和互动
记录精彩问答和反馈
环节结束总结和感谢

6.3 茶歇时间（14:50-15:00）

6.4 实操工作坊/共学环节（15:00-16:30）

介绍讲师/共学引导员和课程内容
确保技术设备正常运行
协助解决参与者技术问题
记录关键内容和问题
控制环节时间和进度
根据活动类型调整引导方式

6.5 自由交流环节（16:30-17:00）

6.6 活动结束（17:00）

主持人总结活动内容
感谢所有参与者、分享者和讲师
宣布下期活动信息（如有）
收集所有反馈表
引导参与者有序离场
鼓励参与者成为未来志愿者

七、活动后处理

7.1 现场清理（当天）

整理场地，恢复原状
清点并收好所有设备和物料
处理剩余茶歇食品
检查是否有参与者遗留物品
与场地管理方确认退场
各角色协作完成场地恢复

7.2 资料整理（24小时内）

整理活动照片和视频
整理签到表和参与者信息
汇总反馈表数据
整理讲师分享的材料和链接
准备活动总结报告
记录师整理内容输出计划

7.3 后续跟进（48小时内）

在社群中分享活动照片和亮点
发送感谢邮件给讲师和分享者
发送活动材料和资源给参与者
跟进参与者提出的问题
处理报销和支付事宜
发放电子参与证书（如适用）

7.4 评估与复盘（一周内）

召开团队复盘会议
分析活动成功之处和改进空间
整理参与者反馈并形成报告
更新活动流程和操作手册
开始筹划下一次活动
评估各角色表现并提供反馈
讨论志愿者发展和角色轮换计划

八、紧急情况应对

8.1 技术故障

备用投影设备或屏幕
备用笔记本电脑
移动热点设备（网络备用）
常用软件离线安装包
技术支持联系方式
讲师/主持人非技术替代方案

8.2 人员变动

讲师临时取消的备选方案
分享者缺席的应对策略
参与人数剧增的应对措施
参与人数过少的调整方案
工作人员缺勤的补位安排
角色紧急替补机制

8.3 场地问题

场地突发不可用的备选地点
场地设施故障的应对方案
空调/暖气故障的解决办法
噪音干扰的处理方法
场地联系人紧急联系方式

8.4 其他突发情况

九、活动评估指标

9.1 数量指标

报名人数：______人
实际参与人数：______人
签到率：______%
新参与者比例：______%
反馈表回收率：______%

9.2 质量指标

参与者整体满意度（1-5分）：______
内容实用性评分（1-5分）：______
讲师/分享者表现评分（1-5分）：______
推荐意愿评分（1-5分）：______
重复参与意愿率：______%

9.3 社区影响

社群新增成员：______人
活动后线上讨论活跃度：□低 □中 □高
参与者项目进展反馈：□少 □中 □多
衍生合作或项目数：______个
媒体/平台曝光：______次
新增志愿者意向人数：______人

十、志愿者发展追踪

10.1 角色轮换记录

志愿者姓名	本次角色	以往角色	下次建议角色	发展阶段

10.2 能力评估和反馈

志愿者姓名	表现优势	改进空间	培养计划	反馈日期

10.3 潜在组织者识别

本次活动中表现突出的志愿者：____________________
可能成为未来组织者的人选：____________________
下次活动中可提升责任的志愿者：____________________

注：本检查清单应在活动策划初期分发给团队成员，并在活动筹备和执行过程中定期检查和更新。不同规模和类型的活动可根据实际情况调整清单内容。角色配置应参考「角色划分与职责」文档，根据活动规模和类型进行灵活调整。

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